Er is één goede reden om aan procesoptimalisatie te doen: om de makkelijkste manier naar onze gewenste uitkomsten te creëren. De weg van de minste weerstand dus naar onze geliefde culturele en maatschappelijke doelen.
Organisch ontwerp versus bewust ontwerp
Vaak krijgt hoe we het werk doen op organische wijze vorm.
We passen het aan na veranderingen, en na verloop van tijd wordt het complex en een avontuur in frustratie. En de aanpassingen vinden al doende plaats en worden nooit aan de toets onderworpen van het logisch analyseren ervan.
Organische verandering van onze werkprocessen is een natuurlijk gegeven. En soms is herontwerp nodig om dingen weer simpel en overzichtelijk te maken.
Van probleem naar creatie
Ik spreek liever van procesontwerp of herontwerp dan van procesoptimalisatie. Dit verschuift de focus van probleemoplossing naar de uitkomsten die we willen creëren. We kunnen wel problemen oplossen terwijl we creëren, maar we creëren zelden terwijl we problemen oplossen. Het zijn echt andere bezigheden. Tijdens probleemoplossing verwijderen we iets uit de werkelijkheid (het probleem) en wanneer we creëren zijn we juist iets in de werkelijkheid aan het brengen.
Processen dienen ons
Hoe meer mensen onderdeel zijn van het creatieproces van de organisatie, hoe meer we hebben aan afspreken, opschrijven en processen in beeld brengen. Dit maakt het werk eenvoudiger ten gunste van de uitkomsten die we nastreven. Processen en afspraken zijn dus dienend aan ons doel, wij zijn niet dienend aan processen en afspraken. Toch lijkt het wel eens anders. Daarom besteed ik veel tijd aan het genereren van draagvlak. Procesontwerp is mensenwerk.
in Organisatie Ontwikkeling
Wil je meer weten over hoe ik procesontwerp inzet ? Hieronder ga ik in op drie aspecten die met procesontwerp te beïnvloeden zijn en die veel impact hebben in de cultuursector: toegang tot managementinformatie, de kunst van samenwerking en de balans tussen werklast en capaciteit.
Managementinformatie
Goede managementinformatie die het mogelijk maakt om weloverwogen besluiten te nemen en plannen voor de toekomst te maken is geen vanzelfsprekendheid in de cultuursector. Dit komt mijns inziens omdat cultureel ondernemerschap nog in ontwikkeling is, gestimuleerd door de krimpende subsidiepotten.
Kennis van het genereren van goede stuurinformatie blijft vaak op de afdeling financiën. En afstand tussen de financiële en de inhoudelijke teams maakt dat deze informatie niet overal beschikbaar is. Ik werk graag aan structuren die kennisdeling, elkaars taal leren spreken en actieve samenwerking ten behoeve van goed geïnformeerde managers mogelijk maken. De combinatie van ervaring in financieel management en hart voor creatiekracht helpt mij om deze afdelingen samen te brengen.
Samenwerking en cultuur
Goede samenwerking wordt gefaciliteerd door goed bestuur dat individuele belangen samenbrengt in gedeelde doelen. Mensen zijn van nature makers en veel van onze creaties vragen om samenwerking. Ik denk dat we de wereld kunnen creëren die we graag zouden zien als we, als mensensoort, goed zouden worden in samenwerking. Ik help graag om dit te beoefenen door structuren te ontwerpen die mensen samenbrengen. En waar goede samenwerking ontstaat, volgt vanzelf een fijne werkcultuur.
Balans werklast en capaciteit
De balans tussen werklast en capaciteit is een hele spannende in cultuursector. Ja, in onze sector is het vaak goed toeven en werken we ‘menselijker’ dan in de commerciële sector. Ons werk voelt als betekenisvol. Cultuurmakers worden nooit verzekeraar na een midlifecrises, maar het omgekeerde gebeurt aan de lopende band. En deze kracht is ook onze zwakte. Mensen zijn bereid meer te doen dan waar zij voor betaald worden. Dit creëert voor de directie een afhankelijkheid van loyaliteit en voor werknemers een reëel risico op burn-out. Soms lijkt een organisatie extern succesvol terwijl ik intern chaos aantref. Dit wordt mogelijk gemaakt door de bereidheid van mensen om, uit liefde voor hun vak, eindeloos te compenseren voor een slecht ontworpen interne organisatie. Werk aan de winkel om ook hier structuren te ontwerpen die maken dat werklast en capaciteit met elkaar in balans zijn.
